Jak kartony archiwizacyjne wpływają na bezpieczeństwo dokumentów (i pracowników)?

90

W kwestii porządku w dokumentach napisałem już wiele. Sam stałem się zwolennikiem dobrej organizacji faktur, rachunków i dokumentacji medycznej odkąd faktycznie zacząłem skrupulatnie pilnować, aby wszystko znajdowało się we właściwym miejscu. Dopiero wtedy doceniłem jak wiele w codziennym życiu to ułatwia.

Nie trać czasu. Zorganizuj proces archiwizacji dokumentów.

Gdy zaczynałem myśleć o posprzątaniu całej dokumentacji jaką mamy w domu, wszystkie faktury, rachunki i inne papiery umieściłem w pierwszym lepszym pudle, które zostało mi po jakichś zakupach. Lepsze pudło, niż trzy niedomykające się szuflady – pomyślałem wtedy. Jednak nie przyszło mi do głowy, że oprócz bezpieczeństwa dokumentów ważne jest również nasze własne. Ale o tym za chwilę.

Cała procedura sprzątania, zaplanowana i przemyślana przeze mnie z dbałością o najmniejsze szczegóły przebiegła zadziwiająco szybko, no i zwolniłem trzy szuflady. To nie mogło być tak proste. I przekonałem się o tym bardzo szybko, gdy chciałem podnieść pudło aby wsadzić je do szafy. Raz – jak to podnieść? Od dołu? Za boki? Dwa – również – jak to podnieść? Pudło ważyło dobre kilka kilogramów. I stało się najgorsze. Gdy już udało mi się odbić z pudłem od ziemi, cała zawartość runęła na podłogę dołem. No tak, tego nie przewidziałem. Stary karton nie wytrzymał nacisku i dno puściło. A tyle się namęczyłem aby odpowiednio ponakładać na siebie zakładki. “Na brzegu rzeki Wisłok usiadłem i płakałem”, czy jakoś tak to było. Sam się sobie dziwię, że mogłem zrobić tak prosty błąd i nie pomyśleć o wzmocnieniu dna. Oczywiście to tylko jedno z nieudanych podejść do organizacji dokumentów (a mam ich kilka). Przez lata nauczyłem się jednak unikać tego typu niefortunnych sytuacji i myśleć kilka kroków do przodu. Również w pracy.

Jak wybrać bezpieczne pudła na dokumenty i kartony archiwizacyjne?

Bezpieczne, czyli jakie? Warto zacząć od tego, że bezpieczeństwo dotyczy nie tylko dokumentów, ale również osób, które się nimi zajmują. Księgowość i kadry dbają o to aby dane wrażliwe nie ujrzały światła dziennego, chronią je przed nieuprawnionym dostępem, próbami kopiowania, potencjalną kradzieżą czy działaniem niesprzyjających warunków atmosferycznych. Odpowiednie przechowywanie dokumentacji i akt w firmach to nie tylko dobra praktyka, ale obowiązek każdej firmy, która przetwarza dane osobowe. A kto chroni panie księgowe i kadrowe? Jak zadbać o to aby nie musiały dźwigać pudeł i kartonów oraz aby żadne pudła i kartony nie spadły im z półki na głowę? To łatwiejsze niż myślisz. Wystarczy wybrać odpowiednie opakowania na firmowe dokumenty i akta, ale warto to zrobić w sposób przemyślany i zwrócić uwagę na kilka kwestii, zamiast kupować je na szybko od pierwszego lepszego sprzedawcy:

Wytrzymałość kartonów archiwizacyjnych.

Wytrzymałość opakowań, które chcemy kupić. Jak już wspomniałem, bezpieczeństwo osób dbających o dokumenty, jest równie ważne co same dokumenty. Dlatego wybierając kartony archiwizacyjne i pudła trzeba przede wszystkim zwrócić uwagę na rodzaj tektury z jakiej zostały wykonane. Czy nie jest za miękka, czy dno nie będzie się uginać pod naporem ciężaru oraz czy ścianki boczne są wystarczająco sztywne i utrzymają pion, gdy położymy na nie kolejne pudła na dokumenty. Dlaczego to tak ważne? Samo włożenie dokumentów do pudła to jedno, ale musimy mieć pewność, że w zakupionych przez nas opakowaniach mogą być bezpiecznie podnoszone, przenoszone i ściągane z półek. Bez obaw o to, że spadną komuś na głowę. Z drugiej strony, solidny karton archiwizacyjny z mocnej tektury to gwarancja, że dokumenty nie są narażone na uszkodzenia mechaniczne i ewentualne zniszczenia.

Miejsce na informację w kartonie archiwizacyjnym.

Miejsce na opis zawartości. Przy dużej liczbie pudeł w archiwum, każde z nich musi być podpisane – szyfrem lub pełną nazwą. Każda księgowa ma swój sposób na kategoryzację.
Właściwe opisanie zarówno kartonów archiwizacyjnych jak i mniejszych pudeł na dokumenty, pozwoli na szybką identyfikację tego co znajduje się w środku. Jest to szczególnie ważne w przypadku nagłej kontroli czy audytu gdy musimy szybko odszukać interesujący nas dokument. Odpowiednio opisane opakowania zrobią też dobre pierwsze wrażenie na kontrolerze lub audytorze.

Dlaczego pudła na dokumenty i kartony archiwizacyjne od Kartony24 to gwarancja bezpieczeństwa?

Kartony archiwizacyjne od Kartony24 to pierwsza liga wśród opakowań jeśli mowa o bezpieczeństwie dokumentów i pracowników:

• trójwarstwowa tektura o fali B, dzięki której pudło i karton są sztywne i solidne
• podwójne ścianki boczne to dodatkowa porcja bezpieczeństwa i ochrona przed zniszczeniami
• otwory w ściankach bocznych ułatwiają podnoszenie, przenoszenie i ściąganie pudła i kartonu z półki
• miejsce do opisania zawartości – i całe archiwum od razu wygląda schludnie w przypadku niezapowiedzianej kontroli.

Wybierając kartony archiwizacyjne od Kartony24 bezpiecznie zapakujesz:

• • 8 segregatorów z grzbietem o szerokości 60 mm,
  • 6 segregatorów z grzbietem o szerokości 80 mm,
  • 5 segregatorów z grzbietem o szerokości 100 mm,
  • 6 pudełek archiwizacyjnych DATA BOX ECO,
  • 3 segregatory z grzbietem o szerokości 60 mm oraz 3 pudełka archiwizacyjne DATA BOX ECO
  • “luźne” dokumenty, które ciężko zaklasyfikować do jednej konkretnej kategorii.

Dla lepszego zobrazowania, tak prezentują się wymiary jednego kartonu:

długość zewnętrzna – 500 mm
szerokość zewnętrzna – 325 mm
wysokość zewnętrzna – 290 mm

Wybierając pudełko archiwizacyjne na dokumenty od Kartony24 bezpiecznie zapakujesz:

• • • wszelkiego typu dokumenty w formacie a4 takie jak faktury, umowy, rachunki, cenniki, foldery i wiele innych,
    • “luźne” dokumenty, które ciężko zaklasyfikować do jednej konkretnej kategorii,
    • to, co zazwyczaj przechowujesz w segregatorach, ale chcesz z nich zrezygnować, bo są mało komfortowe w użytkowaniu
    • teczki i skoroszyty

A tak wyglądają wymiary jednego pudełka:

długość zewnętrzna – 320 mm
szerokość zewnętrzna – 80 mm
wysokość zewnętrzna – 285 mm

Kupując u nas kartony archiwizacyjne i pudła na dokumenty masz pewność, że zarówno Twoje dokumenty, jak i Twoi pracownicy (lub domownicy) będą bezpieczni.

Nie znalazłeś kartonu dopasowanego dla Twojego biznesu? Skontaktuj się i powiedz czego potrzebujesz. Jesteśmy producentem opakowań i postaramy się pomóc. Znajdziemy alternatywę w ofercie naszego sklepu Kartony24.eu lub wyprodukujemy karton szyty na miarę.