Pierwsze dni w nowej pracy to emocjonujący, ale często także stresujący czas. I nie ma tu znaczenia czy mówimy o juniorze, czy osobie “zaprawionej w bojach”. Nowe środowisko, nowi współpracownicy, nowe procedury i masa nowych informacji do przyswojenia – wszystko to może przytłaczać. Jak zaprojektować proces onboardingu, aby nowy pracownik wszedł płynnie do zespołu i już od pierwszych chwil poczuł się jego częścią? Ważne, aby już na początku miał świadomość, że nie jest sam z tym natłokiem nowości i miał obok kogoś kto pomoże odnaleźć mu się w nowej strukturze organizacyjnej.
Jednym ze skutecznych narzędzi rozluźniających napiętą atmosferę, ale również budujących employer branding w oczach nowego pracownika jest welcome pack. Welcome pack to starannie przygotowany zestaw powitalny, który nowemu członkowi zespołu mówi: „Cieszymy się, że jesteś z nami”. Pakiet powitalny czekający na biurku nowego pracownika lub – jeszcze lepiej – wręczony mu osobiście, pokazuje, że organizacji zależy na ludziach, relacjach i pozytywnym doświadczeniu już od pierwszego kontaktu.
Nie ma dobrego przepisu na to jak zaprojektować dobry welcome pack. Jedne firmy wybiorą minimalistyczne rozwiązanie zawierające kilka gadżetów, a inne “pójdą na bogato”. Jedno jest pewne – powinien być nie tylko estetyczny i funkcjonalny, ale też dopasowany do kultury firmy i charakteru zespołu. W welcome packu można umieścić przedmioty praktyczne codziennego firmowego użytku, takie jak notes, kubek czy butelka na, jak i elementy bardziej nawiązujące bardziej do charakteru firmy: odzież (czapka, koszulka, bluza) z logo. Celem welcome packa jest zredukowanie stresu związanego z pierwszym dniem pracy do minimum, sprawienie aby był przyjemnym doświadczeniem, które zostanie z pracownikiem na długo. Welcome pack nie tylko ociepla wizerunek pracodawcy, ale buduje przywiązanie pracownika do organizacji już od pierwszych chwil. Dla firmy to mały koszt, ale w szerszym znaczeniu to inwestycja, która zwraca się w postaci pozytywnych emocji i efektywnego startu w nowej roli. Dlaczego welcome packi dla pracowników mają znaczenie w budowaniu kultury firmy.
W artykule podzielimy się z Wami 5 pomysłami na stworzenie kreatywnego welcome packa, który wywoła u nowego członka zespołu masę pozytywnych emocji. Pojawią się propozycje budżetowe oraz bardziej zaawansowane.
Dlaczego welcome packi dla pracowników mają znaczenie w budowaniu kultury firmy
Kultura organizacyjna zaczyna się od drobnych gestów
Rozmowy o kulturze organizacyjnej często błędnie skupiają się na wielkich strategiach czy górnolotnych wartościach zapisanych w firmowym regulaminie. A kultura zaczyna się od szczegółów – zachowania i atmosfery, w której pracownicy funkcjonują przez większą część dnia. Welcome pack dla nowego pracownika wręczany przez dział HR lub przez obecnych pracowników to pozornie niewielki, ale bardzo wymowny element tworzenia kultury organizacyjnej. W ten sposób nowy pracownik bezstresowo dołącza do grupy słuchając przy okazji anegdot z życia firmy. To w jaki sposób zostanie przygotowany welcome pack odzwierciedla “wnętrze” firmy – czy szefostwo stawia na kreatywność, minimalizm, troskę o środowisko, czy może na poczucie humoru.
Welcome pack jako narzędzie integracji
Wdrożenie nowego pracownika do zespołu i zadań to jedno, ale integracja to kolejne z kluczowych wyzwań, przed którymi stają działy HR i menedżerowie. Jeśli nowy członek zespołu czuje się zagubiony, wyobcowany czy pominięty w pierwszych dniach, z pewnością przełoży się to na przyszłe trudności z odnalezieniem się w firmie. Welcome pack dla nowego pracownika odgrywa tu swego rodzaju rolę „pomostu” pomiędzy nim a firmą.
To pierwsze uściśnięcie dłoni na powitanie, które przełamuje lody i zachęca do interakcji. Pomysły na welcome packi nie kończą się na kubku czy firmowej smyczy. Jeśli zestaw powitalny zostanie wzbogacony o spersonalizowane elementy – automatycznie staje się zaproszeniem do budowania relacji. Welcome pack można wzbogacić o elementy, które podkreślają zespołowość: na przykład koszulka lub bluza z logo, czy przewodnik po „wewnętrznych zwyczajach”, żartach i rytuałach zespołu. To coś co pomoże nowemu pracownikowi zrozumieć kulturę panującą w firmie oraz w konkretnym zespole oraz wdrożyć się w nią.
Pierwsze wrażenie, które trudno zatrzeć
Słowo wizerunek kojarzy się głównie z tym jak firma prezentuje się w oczach klientów, kontrahentów i partnerów biznesowych. Jednak współcześnie coraz częściej mówi się o wizerunku pracodawcy – tzw. employer brandingu – czyli percepcji firmy w oczach samych pracowników. To oni opowiadają dalej o swoich doświadczeniach, polecają (lub nie) miejsce pracy swoim znajomym, dzielą się opiniami w mediach społecznościowych czy serwisach typu LinkedIn czy GoWork. Welcome pack (lub jego brak) to istotny element kreowania pierwszego wrażenia wśród nowych członków zespołu – może pokazywać, że firma dba o pracownika na każdym kroku i troszczy się o swoich ludzi. Może też świadczyć o tym, że właśnie dołączyłeś do miejsca w którym od samego początku jesteś pozostawiony samemu sobie. Welcome packi pomagają identyfikować się z firmą poprzez konsekwentne użycie kolorów, logo, hasła, wartości. Przedstawiają firmę jako organizację spójną na wielu poziomach.
Pomysły na welcome packi – co warto uwzględnić
Ilu ludzi, tyle gustów. Jak przygotować welcome pack aby spełniał swoje zadanie i zadowolił każdego? To proste, powinien być dostosowany do charakteru firmy i tego jak tę firmę chcemy pokazać pracownikowi. Wśród najczęściej spotykanych elementów są oczywiście warianty minimum, klasyki, takie jak notes, długopis czy kubek z logo. Jednak coraz większą popularnością zaczynają się cieszyć bardziej kreatywne rozwiązania – butelki filtrujące, świeca zapachowa, herbata/kawa, a także spersonalizowane dodatki, np. ręcznie podpisany list od zespołu, czy firmowa mapa aby nowy członek zespołu od razu wiedział gdzie co się znajduje. Nawet przy małym budżecie welcome pack może być super niespodzianką. Wszystko to sprawia, że nowy pracownik czuje się jak ktoś, kto już od pierwszego dnia ma swoje miejsce i znaczenie. A to fundament silnej kultury organizacyjnej.
5 pomysłów na oryginalny welcome pack dla nowego pracownika
H3: 1. Zestaw biurowy
Klasyka gatunku – zestaw biurowy. Mimo że bardzo typowy to jednak niezwykle skuteczny pomysł na welcome pack. Dlaczego podstawowe elementy niezbędne do pracy warto zmienić w welcome pack? Bo nowy pracownik i tak będzie ich używał, a jeśli masz ograniczony budżet, tym lepiej takie rozwiązanie się sprawdzi. Taka odsłona welcome packa dla nowego pracownika powinna zawierać przedmioty praktyczne, ale dobrane w taki sposób, aby budowały poczucie estetyki, jakości i personalizacji. Standardowy, nudny notes z logotypem organizacji warto zastąpić modnym plannerem w minimalistycznej oprawie. A skoro notatnik lub planner, to obowiązkowo jeszcze dobrej jakości długopis lub pióro. Drobne dodatki, takie jak organizer kabli czy podkładka pod mysz z pozoru robią wrażenie banalnych, ale dobrane w przemyślany sposób potrafią “zrobić robotę”.
Tego typu zestaw w wersji minimum warto jednak wzbogacić o nieco bardziej personalizowany akcent. Co przyda się w pracy? Kubek. Oczywiście nie ten z logotypem firmy, produkowany masowo w najtańszej z drukarni, tylko porządna ceramika. Tego nikt się nie spodziewa. Od razu sprawia to inne wrażenie. Również sam notes można ulepszyć dodając przykładowo okładkę z materiału imitującego skórę. Do tego powerbank lub minimalistyczny stojak na smartfon. To drobne detale, które znacząco podnoszą percepcję welcome packu i całej firmy.
Co jeszcze dodać do takiego zestawu biurowego? Warto pomyśleć również o elementach wspomagających organizację pracy zdalnej: podstawkę pod laptopa lub etui na słuchawki. Całość należy estetycznie zapakować – najlepiej w karton lub torbę z logo firmy i powitalną kartką. W kopercie z wstążką, dołączona do ręcznie wypisanej karteczki z hasłem: „Miłego startu!”. Dzięki takiemu dodatkowemu elementowi, welcome pack dla nowego pracownika zyskuje osobisty wymiar i przestaje być tylko zestawem użytkowych przedmiotów – staje się symbolicznym powitaniem. Taki pomysł na welcome pack doskonale sprawdzi się w firmach stawiających na profesjonalizm i kulturę organizacyjną, w której ludzie są naprawdę ważni. Całość sprawia wtedy wrażenie przemyślanego, ciepłego powitania, a nie przypadkowej kolekcji gadżetów. Pamiętaj – oprawa graficzna może zdziałać cuda nawet przy średnio ambitnym welcome packu.
2. Akcesoria z logo, które chce się nosić – branding w dobrym stylu
Wizerunek firmy znacząco wychodzi poza to co jest widoczne na stronie internetowej czy materiałach reklamowych – wizerunek jest wszędzie tam, gdzie pracownicy. Dlatego świetnym pomysłem na welcome pack są akcesoria z logo, ale takie, które nie tylko wspomagają identyfikację z firmą, lecz przede wszystkim zachwycają. Jeśli celem firmy jest stworzenie nowoczesnego, dynamicznego wizerunku i budowanie zaufania wśród pracowników, warto postawić na zestaw gadżetów codziennego użytku, które są modne, wysokiej jakości i – co najważniejsze – użyteczne. Welcome pack dla nowego pracownika jest prezentem powitalnym, ale także fajnym gestem komunikacyjnym mówiącym: „jesteś częścią czegoś większego”.
Chyba największym błędem podczas tworzenia jakichkolwiek zestawów z logo to masowe zamawianie najtańszych opcji – plastikowych długopisów czy pendrive’ów. Tymczasem siła tkwi w jakości, a nie ilości. Lepiej postawić na lnianą torbę z minimalistycznym nadrukiem, stylową czapkę z daszkiem w neutralnym kolorze, kubek termiczny lub bluzę w stylu oversize, koniecznie z haftowanym logo. Są to produkty uniwersalne, które chce się nosić. Warto zaangażować dział do HR do poszukiwań lokalnych marek lub postawić na produkty eco-friendly, po które sięga coraz więcej osób. Przedmioty wysokiej jakości pomogą zbudować spójny i silny przekaz – nie tylko na zewnątrz, ale też wewnątrz zespołu. Dzięki nim nowa osoba może poczuć się dumna z tego, gdzie trafiła. A takie uczucie u pracownika to jak wygrana w totka. Ten wariant szczególnie dobrze sprawdzi się w firmach kreatywnych, modowych, technologicznych czy wszędzie tam, gdzie marka to coś więcej niż logo – to styl życia.
3. Karta podarunkowa z duszą – swoboda wyboru jako forma docenienia
Nie oszukujmy się – nie każdy potrzebuje nowego kubka czy firmowej bluzy. Natomiast każdy doceni możliwość wyboru. Welcome pack, którego głównym bohaterem jest ładnie zapakowana karta podarunkowa, zdobywa coraz większą popularność. Przede wszystkim ze względu na swój uniwersalny, ale też bardzo funkcjonalny charakter – daje pracownikowi swobodę wyboru, ale przede wszystkim poczucie, że firma nie daje mu worka z gadżetami, ale faktycznie chce sprawić mu przyjemność. W dodatku taki upominek na start świetnie wpisuje się w wartości firm, które stawiają na indywidualne podejście, zaufanie i partnerskie relacje już od pierwszego dnia współpracy.
Karta podarunkowa może być zakupiona do wykorzystania w jednym konkretnym sklepie – np. księgarni lub drogerii, w sklepie internetowym, aplikacji z muzyką, filmami lub audiobookami, na platformie z kursami online – coś, co pozwoli zadbać o komfort i rozwój osobisty. Nie należy również zapominać o formie wręczenia takiego prezentu, ma ona ogromne znaczenie. Eleganckie etui, ozdobna koperta lub pudełko z personalizowanym napisem, np. „Dziękujemy, że do nas dołączyłeś!” – to najczęściej wybierane opcje. Oczywiście ręcznie wypisana kartka powitalna od zespołu to absolutny must, koszt zerowy a indywidualny charakter upominku wzrasta o 100%.
Czy taki welcome pack trzeba dodatkowo uzupełnić o drobne dodatki? Niekoniecznie. Nie musi to być zestaw z wieloma elementami, sama ładnie zapakowana karta podarunkowa wzbogacona o kartkę powitalną to naprawdę dużo. Niewielka liczba składników nie oznacza niższej wartości. Czasem mniej znaczy więcej. Karta podarunkowa to również doskonałe rozwiązanie dla organizacji zatrudniających zdalnie, ponieważ przesyłka dużych paczek jest dość kosztowna.
4. Zestaw wellbeing – powitanie, które dba o ciało i umysł
Coraz więcej firm stara się wprowadzać sposoby aby nie tylko powitać nową osobę na pokładzie, ale też jasno pokazać jej już pierwszego dnia: „Twoje samopoczucie jest dla nas ważne”. Z tego właśnie powodu welcome pack dla nowego pracownika nie tylko może, ale powinien zawierać elementy wspierające relaks, koncentrację i regenerację. Welcome pack podkreślający znaczenie wellbeing to świetny sposób na to, by już na starcie stworzyć atmosferę troski i szacunku. Bo przecież trudno o lepszy początek współpracy niż ten, który od razu komunikuje: jesteś dla nas ważny – nie tylko jako pracownik, ale też jako człowiek.
Co powinno znaleźć się w takim zestawie? W dużym uproszczeniu przedmioty, które pomagają zredukować stres i poprawić nastrój. Mogą to być pachnące świeczki (koniecznie sojowe), woreczki z lawendą, roll-ony z olejkami eterycznymi czy zestaw naturalnych herbat. A może masażer do głowy lub antystresową piłeczkę? Wszystko po to, by wspierać małe rytuały spokoju w ciągu dnia. Są organizacje, które wręczają mini zestawy z aplikacją do medytacji – w formie vouchera lub kodu dostępu. Brzmi odważnie? Tylko na początku. Tak skomponowany welcome pack inspiruje do dbania o lepsze samopoczucie.
Pozostając w temacie wellbeing, sprawdzi się tutaj również karta podarunkowa, np. do sklepu z naturalnymi kosmetykami lub na masaż. Zapakowana w kraftowe pudełko, przewiązana lnianym sznurkiem i z napisem: „Zadbaj o siebie – już na starcie”.
Estetyka takiego zestawu również rządzi się swoimi prawami. Stonowane kolory, naturalne materiały, minimalistyczne opakowanie – to wszystko buduje niezwykle profesjonalny obraz. Firmy wybierające tego typu rozwiązania oprócz lojalności budują również pozytywną atmosferę w zespole – bo kiedy ludzie czują, że o nich się dba, łatwiej im dbać o wspólne cele.
5. Zestaw powitalny z nutą lokalności – firmowe korzenie i klimat miejsca
Praca zdalna i hybrydowa stała się powszechna. Organizacje szukają coraz to nowych sposobów, by mimo odległości dzielącej pracowników zadbać o poczucie wspólnoty i identyfikacji z organizacją. Welcome pack, który łączy powitanie nowej osoby z drugiego końca kraju z lokalnym klimatem może okazać się ciekawym rozwiązaniem. Upominek nawiązujący do regionu, z którego wywodzi się organizacja – przykładowo produkty lokalnych rzemieślników, drobne smakołyki regionalne, czy rękodzieło od lokalnych twórców. Taki welcome pack dla nowego pracownika nie tylko robi wrażenie, ale też pozwala poczuć „ducha regionu” – tym bardziej jeśli nowy członek zespołu pracuje z zupełnie innego miasta czy kraju.
Co wybrać do takiego pakietu powitalnego o lokalnym charakterze? Może to być słoiczek miodu z pobliskiej pasieki, herbata od regionalnego producenta lub świece ręcznie robione przez lokalną manufakturę. To przykład welcome packu dla nowego pracownika, który opowiada historię, zamiast tylko prezentować logo na gadżetach. Nawet jeśli nie pracuje na miejscu, taki gest może być początkiem ciekawości – a z czasem powodem do odwiedzenia biura i integracji z zespołem.
Dla pracowników pracujących stacjonarnie, ciekawym upominkiem może być ładnie zapakowana karta podarunkowa – np. do lokalnej manufaktury. Jest to pomysł szczególnie wartościowy dla firm, które chcą budować silną kulturę organizacyjną. Pokazuje też, że firma wspiera lokalnych twórców i biznes – co dla wielu pracowników jest dodatkowym plusem. Pakiet skomponowany w duchu lokalności zaskakuje, ale również angażuje budując świetny wizerunek marki pracodawcy – takiego, który nie działa masowo, lecz z myślą o ludziach.
Jak profesjonalne opakowanie wpływa na odbiór welcome packa
Rola employer brandingu i troski o employee experience przybiera na sile. Projektując welcome pack firmy przykładają coraz większą wagę nie tylko do zawartości, ale też do sposobu prezentacji zestawów powitalnych. Czasami, staranność w pakowaniu może również przykryć ewentualne braki w zawartości i budżecie.
Estetyczne, przemyślane opakowanie ma ogromny wpływ na odbiór pakietu powitalnego. Odpowiednie rozwiązania opakowaniowe to dobra inwestycja. Po pierwsze świetnie zabezpieczają zawartość, a po drugie podkreślają profesjonalizm i zaangażowanie pracodawcy. Dla welcome packów, szczególnie tych przeznaczony do wysyłki do pracowników “na zdalnej”, dobrze sprawdzi się karton z wkładką stabilizującą 220x140x60 mm łączący ochronę z wysoką estetyką. Dzięki temu paczka wywiera pozytywne wrażenie – i przekłada się na pozytywny długoterminowy odbiór firmy jako pracodawcy.
Jeśli dział HR wysyła welcome packi poprzez firmę kurierską, zadanie jest podwójnie trudne. Trzeba stworzyć upominek, który spełni swoją funkcję oraz zadbać o to aby dotarł w nienaruszonym stanie. Dobrze dopasowany karton zabezpieczy zawartość przed niepożądanym przemieszczaniem się produktów w czasie transportu, a to z kolei zredukuje ryzyko uszkodzeń do minimum. Przedmioty takie jak świeczki, butelki czy kubki dotrą do nowego członka zespołu w takim stanie, w takim wyszły z działu HR. Stabilizująca wkładka w kartonie nie tylko chroni, ale również organizuje przestrzeń wewnątrz kartonu – każdy przedmiot ma swoje miejsce, wnętrze takiego welcome packa wygląda starannie. A przecież dokładnie o to chodzi – welcome packi dla pracowników mają sprawić, by nowa osoba nie poczuła się osamotniona na starcie, zwłaszcza gdy firma znajduje się setki kilometrów od miejsca zamieszkania.
Rozpakowując welcome pack ogromne znaczenie ma również aspekt wizualny. Karton z wkładką stabilizującą 220x140x60 mm cechuje nie tylko solidne wykonanie, ale także wysokie walory estetyczne. A estetyka to integralna część unboxingu. Ta radość, niepewność, oczekiwanie na to co znajduje się w paczce od nowego pracodawcy dla wielu jest emocjonalnym punktem powitania w firmie. Zamiast bezkształtnej torby do której przedmioty są wrzucone luzem “bez ładu i składu” nowy członek zespołu otrzymuje przemyślany i starannie zapakowany zestaw powitalny, który można z dumą sfotografować i wrzucić na LinkedIn czy pokazać znajomym i rodzinie. A stąd już jeden krok do skutecznego employer brandingu – welcome packi dla pracowników, które faktycznie spełniają swoje zadanie również wizualnie, w większości przypadków zostaną udostępnione w mediach społecznościowych. To darmowa reklama firmy.
Korzyści z użycia nowoczesnych rozwiązań opakowaniowych
Stabilność – bezpieczeństwo każdego elementu bez kompromisów
Stabilność to podstawowa zaleta jaką oferują kartony z wkładką. Na pakiet powitalny może składać się wiele różnych przedmiotów – począwszy od drobnych gadżetów biurowych, przez personalizowane akcesoria, aż po delikatne upominki, takie jak kubki, świeczki czy kosmetyki. W każdym z wymienionych przypadków właściwe zabezpieczenie zawartości staje się sprawą priorytetową. Wybierając ten typ kartonu, każdy element można umieścić w konkretnym miejscu, co eliminuje ryzyko przemieszczania się przedmiotów podczas transportu oraz pozwala stworzyć spójną wizualnie kompozycję.
Dzięki temu welcome pack dla pracownika dotrze do nowego członka zespołu w nienaruszonym stanie, bez względu na liczbę kilometrów, które musi pokonać. Stabilność kartonu to gwarancja, że zestaw nie straci swojego uroku wskutek przypadkowego uszkodzenie lub zniszczenia zawartości.
Elegancja – wrażenie premium od pierwszego spojrzenia
Funkcjonalność to jedno, ale welcome pack pozbawiony walorów estetycznych mija się z celem. Nie jest to po prostu prezent, ale forma komunikacji marki i jej wartości. Właśnie dlatego nasze kartony z wkładką są tak rozchwytywane – układ produktów wewnątrz możesz zaprojektować z najwyższą starannością, w sposób przemyślany w 100%, dbając o spójność kolorystyczną oraz ogólne wrażenie wizualne. W momencie gdy dbasz o to aby każdy element zestawu miał konkretnie wyznaczone miejsce, całość prezentuje się niezwykle schludnie i profesjonalnie, a odbiorca czuje, że został potraktowany z uwagą i szacunkiem, a nie jak kolejna nowa osoba w firmie. To jak wygląda pakowanie ma wpływ nie tylko na emocje nowego członka zespołu, ale podświadomie buduje pozytywne skojarzenia z marką pracodawcy. Właśnie nasze kartony są idealnym rozwiązaniem dla firm, które chcą pójść krok dalej i zrobić coś więcej oferując employee experience klasy premium – już od pierwszego dnia pracy.
Efektywność – mniej wypełniaczy, więcej porządku i ekologii
Trzecią, nie mniej istotną cechą jest efektywność. Ale co to znaczy? W jaki sposób kartony z wkładką mogą być efektywne? Mogą, zarówno pod względem ekonomicznym, jak i logistycznym. Dzięki precyzyjnie dopasowanej wkładce stabilizującej zastosowanie dodatkowych materiałów wypełniających, takich jak folia bąbelkowa czy papier pakowy nie jest konieczne. To nie tylko oszczędność w czasach gdy każdy tnie koszty, ale też znaczne uproszczenie procesu pakowania. Pakiet powitalny zaprojektowany w taki sposób jest gotowy do wysyłki znacznie szybciej, a przy tym prezentuje się profesjonalnie i – co szczególnie istotne – ekologicznie. Rezygnacja z wypełniaczy to także mniej odpadów po rozpakowaniu, a odbiorca nie musi się zastanawiać czy dany typ skropaku można rozpuścić pod bieżącą wodą. W ten właśnie sposób nasze kartony wpisują się doskonale w potrzeby nie tylko nowoczesnych organizacji, ale również współczesnych pracowników.
Nie znalazłeś kartonu dopasowanego dla Twojego biznesu? Skontaktuj się i powiedz czego potrzebujesz. Jesteśmy producentem opakowań i postaramy się pomóc. Znajdziemy alternatywę w ofercie naszego sklepu Kartony24.eu lub wyprodukujemy karton szyty na miarę.
