Porządek w papierach. Każdy chce go mieć, jednak każdy omija ten temat szerokim łukiem. Im więcej dokumentów, tym (zazwyczaj) większy bałagan. A im później zabierzemy się za porządki, tym większa frustracja nam grozi. Czy to w ogóle możliwe aby mieć porządek w papierach?
Jak zacząć porządek w dokumentach?
Mam dla Was sprawdzone i gotowe do zastosowania rozwiązania. W dzisiejszym wpisie pokażę Wam jak zabrać się za porządki w dokumentach – od czego zacząć i jak wytrwać. Oraz w czym to wszystko trzymać. Ponieważ, to nie samo wymyślenie systemu archiwizowania dokumentów jest najtrudniejszym zadaniem, tylko sumienne trzymanie się go. Ale po kolei.
Dobry system przechowywania dokumentów, składa się tylko z dwóch kroków:
- Trzeba go wymyślić.
- Trzeba się go trzymać.
Ale gdyby w praktyce było to tak proste, to nie tworzyłbym dla Was tego wpisu.
Jaki powinien być system archiwizowania dokumentów?
Prosty, szybki, sprawny i przede wszystkim jak najmniej angażujący. Zastanówcie się nad kluczowymi kwestiami:
- Ile macie dokumentów?
- Co to za dokumenty?
- Na jakie kategorie można je podzielić?
- Gdzie obecnie je przechowujecie?
- Co z obecnym systemem jest nie tak?
- Najważniejsze… Ile macie miejsca?
Aby wymyślić dobry system porządkowania dokumentów w domu, zacznijmy od zgromadzenia wszystkich papierów w jednym miejscu, żeby w ogóle przekonać się z jaką skalą mamy do czynienia. Najlepiej na dywanie w salonie. Gwarantuję Wam, że jest masa dokumentów o których nie pamiętacie, ale nawet – nie wiecie. W końcu nie da się myśleć za wszystkich. Sam wiem z autopsji, że zawsze każdy z domowników wkładał wszystko do szuflady, a pozostali domownicy powiększali ten stos, niejednokrotnie dopychając przyblokowaną już szufladę kolejnym arkuszem lub plikiem papieru. Dlatego potem znalezienie dokumentu należącego do nas było tak uciążliwe. Gdy mamy już wszystko wyłożone (albo raczej wysypane) na podłogę, działamy szybko – zostawiamy/wyrzucamy. Nie miejcie litości. Zanim jednak spakujemy to czego chcemy się pozbyć, pamiętajcie o zamalowaniu danych osobowych czarnym markerem albo pocięciu wszystkiego na drobne kawałki. Mamy to? To idziemy dalej. Dokumenty, które zostawiliśmy musimy teraz jakoś posegregować.
Jak segregować dokumenty w domu?
Możemy to zrobić na dwa sposoby:
- każdy domownik ma swój segregator / karton archiwizacyjny.
- każda kategoria ma swój segregator / karton archiwizacyjny.
Sposób pierwszy jest najprostszy i dość oczywisty – każdy z domowników ma swój karton archiwizacyjny z dokumentami i sumiennie odkłada do niego wszystkie ważne papiery. Jest szybko, ale nie rozwiązuje do końca problemu bałaganu, ponieważ dalej faktury są wymieszane na przykład z dokumentacją medyczną.
Sposób drugi to podział tematyczny: jeden karton archiwizacyjny = jedna kategoria. W praktyce wygląda to tak, że faktury składamy razem, dokumentację medyczną razem, rachunki razem i tak dalej. Dzięki temu jeśli w grudniu pilnie potrzebujemy opisu naszej wizyty lekarskiej z lutego, wybieramy karton archiwizacyjny, w którym znajduje się cała dokumentacja medyczna. Nie da się prościej. To teraz jak to wdrożyć w życie?
Jak zaplanować domowe archiwum?
Może to być szafa, komoda, szuflada, albo strych. Ważne, aby było to jedyne miejsce w którym trzymamy wszystkie papiery – zawsze odkładamy wszystko tam i nigdzie indziej. To teraz najważniejsza kwestia: jakie pudła na dokumenty albo, używając bardziej fachowych słów, jakie kartony archiwizacyjne wybrać?
Każdy z nas ma w domu jakieś pudła. Po butach, po sprzętach AGD, po paczkach zamówionych w internecie. Czy takie pudło nada się do przechowywania? W teorii – tak, w praktyce – niezupełnie. Dlaczego? Bo z czasem będziemy potrzebować więcej niż jednego pudła, więc dobrze aby wszystkie były takie same i idealnie do siebie przylegały w szafie. Nie ma chyba nic gorszego niż szafa która nie chce się domknąć, albo dosunąć, bo pudełko minimalnie wystaje. Też znacie to uczucie? Co zatem wybrać aby mieć porządek i nie denerwować się niedomkniętą szafą w korytarzu? Z mojego doświadczenia mogę Wam zaproponować karton archiwizacyjny zbiorczy DATA BOX ECO. Mam ich już kilkanaście w domu i w końcu mam porządek, wszystko w jednym miejscu. Oczywiście nie obyło się bez drobnych konfliktów, ale wytrwale tłumaczyłem domownikom, że dobra organizacja to podstawa i gdy moja żona po raz pierwszy nie musiała szukać faktury – przyznała mi rację.
Dlaczego warto wybrać karton archiwizacyjny zbiorczy DATA BOX ECO?
- Łatwe oznaczanie i opisywanie
Kartony archiwizacyjne od Kartony24 możesz łatwo opisać. Każdy karton wygląda tak samo i w tym samym miejscu ma specjalnie wydzielone miejsce do opisania zawartości. Dzięki temu z łatwością odszukasz dokument, którego w danej chwili potrzebujesz. Jeśli masz więcej kartonów, całość będzie prezentować się bardzo schludnie.
- Modułowa organizacja kartonów
Modułowa, czyli jaka? Taka, dzięki której pudła na dokumenty będą mogły być ułożone jedno na drugim, a cała konstrukcja nie spadnie na Ciebie po otworzeniu szafy.Jeśli kupisz więcej niż jeden karton archiwizacyjny od Kartony24, masz pewność, że będą idealnie do siebie pasować. Dzięki temu, pudła na dokumenty będziesz mógł składować zarówno w pozycji pionowej jak i poziomej oraz dowolnie modułowo rozbudowywać całą przestrzeń. To ważne, ponieważ – po pierwsze – ani Tobie, ani innym domownikom nic nie spadnie na głowę, a po drugie – dokumenty nie będą wysypywać z pudeł.
- Łatwy i szybki montaż
Nie potrzebujesz ani taśmy klejącej, ani zszywacza, aby złożyć karton i mieć pewność, że się nie rozleci. Karton archiwizacyjny jest wytrzymały i stabilny oraz posiada wygodne otwory, dzięki którym łatwiej go otworzysz, wyjmiesz dokumenty a w razie potrzeby – przeniesiesz w inne miejsce.
- Jest eko
Karton archiwizacyjny zbiorczy DATA BOX ECO jest przyjazny dla środowiska ponieważ wykonaliśmy go w pełni z materiałów biodegradowalnych. Zadbaliśmy również o odpowiednią wytrzymałość kartonu, dzięki czemu możesz go ponownie wykorzystać, ponieważ nie rozpadnie się po kilku otwarciach.
- Masz dowolność
Wszystkie dokumenty możesz przechowywać “luźno” w kartonie, albo najpierw umieścić je w segregatorach. Nasz karton archiwizacyjny pomieści:- 8 segregatorów z grzbietem o szerokości 60 mm,
- 6 segregatorów z grzbietem o szerokości 80 mm,
- 5 segregatorów z grzbietem o szerokości 100 mm.
To jeszcze garść informacji technicznych:
Długość wewnętrzna: 500 mm
Szerokość wewnętrzna: 325 mm
Wysokość wewnętrzna: 290 mm
Kolor: szary z czarnym nadrukiem
Nowy Rok – Nowy Ty? Masz postanowienie uporządkowania domowego archiwum? Przybywamy z pomocą. Dzięki naszym kartonom archiwizacyjnym zrobisz to sprawnie i cały rok będziesz zadowolony z efektu. Zapraszamy na zakupy!
Nie znalazłeś kartonu dopasowanego dla Twojego biznesu? Skontaktuj się i powiedz czego potrzebujesz. Jesteśmy producentem opakowań i postaramy się pomóc. Znajdziemy alternatywę w ofercie naszego sklepu Kartony24.eu lub wyprodukujemy karton szyty na miarę.
