Prowadzisz własną firmę? A może jesteś office managerem w organizacji, w której pracujesz? Jeśli tak, to na pewno wiesz, jak ważne jest zachowanie porządku w dokumentach. Przy dużej ich ilości, łatwo coś zgubić, a to może mieć poważne konsekwencje. Dlatego właśnie przygotowaliśmy dla Ciebie krótki poradnik, jak przechowywać dokumenty w biurze. Zapraszamy do lektury!

Organizacja dokumentów – najważniejsze informacje

Jeśli prowadzisz firmę, to niezależnie od jej wielkości, musisz zmierzyć się z archiwizacją dokumentów. Swoje miejsce muszą znaleźć sprawozdania finansowe, faktury, dokumentacja ZUS, różnego rodzaju korespondencje czy ewidencje. Niektóre z nich należy przechowywać przez 5 a czasem nawet 10 lat, dlatego też warto przestrzeń biurową zaaranżować i wyposażyć tak, by dokumenty były bezpieczne, ale też łatwe w znalezieniu.

Na szczęście na rynku dostępnych jest obecnie wiele specjalistycznych rozwiązań, które pomagają w funkcjonalnym przechowywaniu dokumentacji firmowej. Na pewno przydadzą Ci się: meble (większe i mniejsze szafy na dokumenty), kartony i segregatory.

To, o czym musisz pamiętać, to też systematyczność i konsekwencja w układaniu. Nie dopuszczaj do sytuacji, w której na biurku leży stos dokumentów, a Ty dopiero wtedy zabierasz się za porządkowanie. Rób to systematycznie, każdego dnia – tylko w ten sposób się nie pogubisz. Trzymaj się też wcześniej ustalonego porządku – dokumenty powinny być układane chronologicznie i alfabetycznie. Dobrą praktyką jest też podział dokumentacji na archiwalną i niearchiwalną. Jeśli ktoś poza Tobą ma dostęp do dokumentów, powiadom go o systemie archiwizacji. Najlepiej też sporządź wykaz dokumentów, w ten sposób łatwiej będzie utrzymać porządek i odnaleźć potrzebne materiały.

Zacznijmy od podstaw – meble do przechowywania dokumentów

Wiele firm meblowych specjalizuje się w tworzeniu mebli do przestrzeni biurowych, dzięki czemu masz dużo możliwości do wyboru. W zależności od tego, jak wiele dokumentów musisz przechowywać i jaki metraż ma Twoje biuro, możesz wybrać mniejsze lub większe meble biurowe. Bez problemu znajdziesz też takie, które stylem będą dopasowane do Twojej przestrzeni.

Zwróć jednak uwagę na kilka rzeczy. W swoim biurze powinieneś posiadać przynajmniej jedną (choć to oczywiście zależy od wielkości firmy) szafę na dokumenty niejawne, która będzie zamykana na klucz lub kilku cyfrowy szyfr. Jest to ważne szczególnie teraz, gdy tak dużą wagę przykłada się do ochrony danych osobowych. Przy wyborze sprawdź też, czy na półkach mieszczą się standardowej wielkości segregatory, skoroszyty i teczki, a także kartony, inaczej meble będą zupełnie niefunkcjonalne. Często w biurach przydają się też szafy aktowe z szufladami i specjalnymi przegródkami i szafy kartotekowe.

Organizacja dokumentów w biurze – najpotrzebniejsze akcesoria

Jeśli już masz odpowiednie meble, to teraz czas na akcesoria. Każdy z nas ma swój ulubiony sposób organizacji dokumentów, jednak są akcesoria, które we wszystkich metodach lubią się powtarzać. Najczęściej są to różnej grubości segregatory, teczki, koszulki i skoroszyty, a także kartony i boxy archiwizacyjne. Z doświadczenia wiemy, że w wielu biurach do przechowywania archiwalnych dokumentów używa się kartonów. My oczywiście polecamy Ci nasze kartony archiwizacyjne.

Specjalnie z myślą o użytku biurowym stworzyliśmy nawet cały system archiwizacyjny DATA BOX, w ramach którego produkujemy kartony i dopasowane do nich wąskie pudełka archiwizacyjne. Zerknij do tej kategorii i zobacz, jak to wygląda. Kartony są estetyczne, mają specjalne miejsca na opis zawartości i co ważne – są wytrzymałe, więc możesz je układać na sobie bez obawy o zniszczenie. W kartonach bez problemu umieścisz zarówno luźne dokumenty, jak i skoroszyty, koszulki czy teczki.

Do codziennego biurowego użytku najczęściej wybiera się segregatory. Są one po prostu bardzo wygodne i funkcjonalne. Dzięki wykorzystaniu bezbarwnych koszulek, dokumenty nie tylko się nie niszczą i nie blakną, ale też łatwo znaleźć te, których w danej chwili potrzebujesz. Na rynku dostępnych jest wiele rodzajów segregatorów, więc na pewno nie będziesz miał problemu ze znalezieniem odpowiednich. Pamiętaj tylko o dwóch zasadach organizacji dokumentów w segregatorach: zawsze precyzyjnie opisuj zawartość segregatora na grzbiecie, np. za pomocą etykiet samoprzylepnych, a wnętrze uporządkuj według określonego schematu (alfabetycznie, numerycznie, wg daty), np. za pomocą przekładek z laminowanymi indeksami.

Jeśli chcesz uporządkować dokumenty na biurku, to ciekawą opcją są na przykład stojaki na teczki albo organizery na biurko nazywane potocznie tackami. Pomogą Ci one układać materiały papiernicze, które chcesz mieć zawsze pod ręką.

Organizacja dokumentów – podsumowanie

Utrzymywanie porządku w dokumentach to niezwykle ważna sprawa. Na szczęście już wiesz, co może Ci w tym pomóc. Masz naprawdę wiele opcji do wyboru. Wybierz tę, która jest dla Ciebie najbardziej optymalna. A jeśli chcesz otrzymywać od nas regularnie wiadomości, to zapraszamy Cię do dołączenia do naszego newslettera.


author

Na jedno pytanie udziela aż pięciu odpowiedzi! Otacza każdego opieką i troską! Zaopiekuje się tobą niczym Papa Smerf Smerfikami. Podzieli się dobrą radą, zapobiegnie błędom, a te już powstałe obróci w żarcik. W nagłych sprawach uratuje z opresji.