Organizacja dokumentów nie należy do najciekawszych zadań, ale jest w stanie bardzo ułatwić życie każdemu z nas. Porządek w tej strefie jest niesamowicie ważny, szczególnie w sytuacjach, gdy trzeba coś pilnie znaleźć. Zalet w tym kontekście jest jeszcze więcej. Chcesz dowiedzieć się więcej na temat organizacji dokumentów w domu? Zostań ze mną i przeczytaj artykuł do końca!

Właściwe przechowywanie dokumentów w domu – dlaczego takie ważne?

Biorąc pod uwagę fakt, iż życie niemal każdego z nas przeniosło się w dużej mierze do domu, to właściwa organizacja w zakresie pracy biurowej jest niesamowicie ważna. Teraz, kiedy pracodawcy zlecają pracę zdalną i widzą jej efektywność, jeszcze bardziej potrzebna Ci jest wiedza na temat przechowywania dokumentów w domu. Właściwa organizacja zaoszczędzi Ci stresu i jeszcze bardziej wpłynie na Twoją efektywność w pracy.

To samo dotyczy dokumentów domowych. Kiedy wszystko sobie właściwie zorganizujesz (rachunki, faktury itp.), wzrośnie Twoja efektywność zarządzania finansami, co może się pozytywnie przełożyć na Twój budżet.

Bałagan w domowych dokumentach – od czego zacząć?

Jeśli Twoje dokumenty nie mają swojego stałego miejsca, a w zasadzie znajdują się w kilku różnych szufladach, to znak, że nie jest dobrze. Aby zaprowadzić tutaj porządek, powinieneś zebrać wszystkie rachunki, faktury, umowy i całą resztę papierologii w jedno miejsce. Może się to wydawać szalone, ale tak naprawdę jest to klucz do sukcesu.

Mając już to wszystko pod ręką, podziel sobie dokumenty na konkretne kategorie. Zwróć uwagę na to, że niektóre dokumenty mogą Ci już być niepotrzebne, więc na tym etapie warto wyróżnić także osobną stertę „ do zniszczenia”.

Przechowywanie dokumentów w domu – najpopularniejsze kategorie

U każdego system będzie nieco inny, ale podczas porządkowania i sortowania dokumentów warto wziąć pod uwagę następujące kategorie:

  • sprawy domowe – wszystkie bieżące opłaty, które dotyczą domu (np. czynsz i media), podatek od nieruchomości czy ubezpieczenie;
  • ważne dokumenty dotyczące członków rodziny – mowa tu o dowodach osobistych, paszportach, aktach urodzenia;
  • finanse osobiste – tutaj z podziałem na członków rodziny np. roczne zeznania podatkowe PIT;
  • praca – dotychczasowe umowy o pracę poszczególnych członków rodziny, świadectwa pracy, wyróżnienia, certyfikaty, nagrody;
  • zakupy – tutaj mogą być z podziałem na rzeczy cenne długotrwałe, jak i codzienne w ramach podsumowania miesiąca;
  • zdrowie – bardzo ważna kategoria z podziałem na poszczególnych domowników. Tutaj powinny się znaleźć książeczki zdrowia, wyniki badań, dokumenty na temat hospitalizacji;

Powyższe kategorie są tak naprawdę głównymi odnośnikami, które dodatkowo można dzielić według własnego uznania i potrzeb. Wyróżnienie tych podstawowych stref to świetny fundament do dalszych działań.

Archiwizacja właściwa

Podzieliłeś już wszystkie dokumenty w taki sposób, aby w przyszłości nie mieć problemów z ich znalezieniem? Doskonale! Pora na drugi etap porządków, a tym samym układanie ich we właściwe miejsce.

Co Ci się przyda na tym etapie?

  • pudełko archiwizacyjne,
  • karton archiwizacyjny,
  • teczki, segregatory,
  • długopis lub mazak.

Tak naprawdę wszystko zależy od tego, jak dużo masz dokumentów do przechowywania, więc powyższe propozycje to bardziej rozwiązania, które możesz wykorzystać.

Dlaczego warto gromadzić dokumenty w kartonach archiwizacyjnych?

Decydując się na to rozwiązanie, łatwo zorganizujesz swoją domową przestrzeń biurową, osiągając porządek. W kartonach archiwizacyjnych możesz ułożyć dokumenty całkowicie luzem lub przechowywać je w teczkach bądź segregatorach. Ważne jest to, że na kartonach masz dedykowane miejsce do opisania zawartości, dzięki czemu wcześniejszy podział na kategorie przełożysz na praktyczne wykorzystanie.

Kartony archiwizacyjne to nie to tylko praktyczne, ale również eleganckie rozwiązanie. Nie musisz ich chować na dnie szafy, ponieważ znakomicie prezentują się na regałach czy półkach. Kartony archiwizacyjne są solidnie skonstruowane, aby nie uginać się pod ciężarem dokumentów.

Kilka słów na koniec

Przechowywanie dokumentów w domu wymaga regularności. Z każdym miesiącem, a nawet tygodniem tych dokumentów przybywa, dlatego tak ważne jest, by konsekwentnie się z nimi rozprawiać. Warto wdrożyć system tygodniowy. Każdego dnia gromadź sobie dokumenty do jednego kontenerka, by z końcem tygodnia posegregować wszystko. Dzięki temu zachowasz porządek i spokojną głowę.


author

Na jedno pytanie udziela aż pięciu odpowiedzi! Otacza każdego opieką i troską! Zaopiekuje się tobą niczym Papa Smerf Smerfikami. Podzieli się dobrą radą, zapobiegnie błędom, a te już powstałe obróci w żarcik. W nagłych sprawach uratuje z opresji.