Kurierem czy pocztą? Co robić, jeśli pisma zawierają poufne dane? No i w co w ogóle je zapakować? Choć wydawałoby się, że wysyłka dokumentów jest banalna – wystarczy przecież włożyć kartki do koperty i wysłać, może rodzić ona wiele wątpliwości. Prawdopodobnie jest tak i w Twoim przypadku, skoro czytasz ten artykuł.
Dobrze trafiłeś. W poniższym artykule odpowiemy na wszystkie Twoje pytania dotyczące tego, jak wysyłać dokumenty. Zapraszamy do lektury!

Co musisz wiedzieć przed wysyłką dokumentów?

Przede wszystkim warto zdawać sobie sprawę, że istnieją różne opcje. Wysyłka dokumentów nie ogranicza się dziś do kupna koperty, włożenia do niej listu, a następnie wrzucenia go do skrzynki. Wszystkie dostępne możliwości sprawiają, że cały proces może być bardziej wygodny, a przede wszystkim – da Ci pewność, że dokumenty bezpiecznie dotrą do adresata.


By ułatwić sobie wysyłkę dokumentów, warto jednak pochylić się nad kilkoma rzeczami jeszcze przed włożeniem ich do koperty. Zastanów się przede wszystkim:

  • Czy dokumenty zawierają poufne dane?
  • Czy wysyłane dokumenty są cenne?
  • Jak ważne jest to, by przesyłka dotarła w idealnym stanie (np. bez zagnieceń)?
  • Czy chcesz wysłać dokumenty bez wychodzenia z domu/biura czy spacer na pocztę nie stanowi dla Ciebie problemu?
  • Na jaki budżet możesz sobie pozwolić?

Jeśli znasz już odpowiedzi na powyższe pytania, dużo łatwiej będzie Ci wybrać sposób, w jaki wyślesz dokumenty.

Wysyłka dokumentów kurierem

Choć Poczta Polska działa na rynku już ponad 400 lat, dziś sporo z nas większym zaufaniem obdarza mimo wszystko kurierów. Z ich pomocą można wysyłać nie tylko pokaźne paczki, ale także niewielkie listy.

Ogromną zaletą korzystania z usług firmy kurierskiej, by wysłać dokumenty, jest wygoda. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie musisz przejmować się wycieczkami na pocztę i staniem w długich kolejkach.

Jedyne, co musisz zrobić, to wypełnić formularz na stronie, a następnie czekać na wizytę kuriera. Oczywiście jej termin ustalasz w zgodzie ze swoimi preferencjami. Dużym ułatwieniem jest także fakt, że kurierzy mogą dostarczyć kopertę. Warto postawić na to rozwiązanie również wtedy, gdy zależy Ci na szybkim i pewnym terminie doręczenia przesyłki.

Musisz jednak liczyć się z tym, że jest to zazwyczaj droższe rozwiązanie niż wysyłka dokumentów za pośrednictwem Poczty Polskiej.

Wysyłka dokumentów pocztą

Najpopularniejszy sposób wysyłki dokumentów w ramach usług Poczty Polskiej to po prostu wrzucenie listu do skrzynki. Kupujesz kopertę, wkładasz do niej pisma, przyklejasz znaczek, umieszczasz przesyłkę w skrzynce i voila!

Musisz jednak wiedzieć, że wysłane w tej formie dokumenty to przesyłka nierejestrowana, co oznacza, że nie ma możliwości jej namierzenia w przypadku, gdy nie dotrze do adresata.

Dlatego znacznie lepszym rozwiązaniem jest zarejestrowanie listu w placówce Poczty Polskiej. Jeśli wybierzesz wysyłkę poprzez list polecony, zapłacisz kilka złotych więcej, jednak będziesz mógł kontrolować drogę przesyłki. W sytuacji jej niedostarczenia poznasz również przyczyny takiego stanu rzeczy i będziesz mógł podjąć stosowne działania.

Jeżeli zależy Ci na ekspresowym tempie dotarcia dokumentów, wybierz wysyłkę za pośrednictwem listu priorytetowego. Jest to najdroższa opcja, ale da Ci ona pewność, że ważne pisma dotrą do adresata już następnego dnia roboczego.

Wysyłka pocztą pieniędzy i papierów wartościowych

W takiej sytuacji najlepiej skorzystać z wysyłki przesyłki rejestrowanej z zadeklarowaną wartością. Podczas wizyty w placówce otrzymasz specjalny druk, na którym będziesz musiał określić wartość przesyłanych dokumentów (materiałów).

Jeżeli dojdzie do zagubienia przesyłki, Poczta Polska zwróci Ci całą kwotę. Nie może być jednak wyższa ona niż 70 tysięcy złotych.
Jak zapakować dokumenty do wysyłki?

Jak to jak? W kopertę! Tak, ale taką papierową czy może jakąś inną?

Papierowa koperta to bez wątpienia oczywista opcja – nie oznacza to, że zawsze najlepsza.
Jasne, że sprawdzi się ona w większości przypadków. Musisz jednak liczyć się z tym, że wysyłka w najprostszej kopercie może sugerować lub nawet zdradzać zawartość przesyłki. Jeżeli zależy Ci, by nikt niepowołany jej nie poznał, dobrym pomysłem będzie wybór innego opakowania.

W zwykłej kopercie dokumenty mogą również się zagnieść lub zmoknąć. Uchronią je przed tym koperty bąbelkowe lub koperty foliowe, wykonane z wytrzymałej folii LDPE.

Są one stosowane przez firmy kurierskie, ponieważ bardzo trudno jest je zniszczyć czy rozerwać. Co więcej, nie da się ukryć ich otwarcia, w przeciwieństwie do tradycyjnych kopert. Cechują się również wysoką odpornością na szkodliwe działanie czynników zewnętrznych. Możesz mieć więc pewność, że zapakowanie dokumentów w foliopak skutecznie ochroni je przed zabrudzeniami czy wilgocią.

Przy wyborze odpowiedniego opakowania istotny będzie również odpowiedni rozmiar koperty. Zastanów się więc, czy chcesz złożyć kartki na pół czy wysłać je w formacie A4. Oczywiście ta druga opcja będzie bardziej korzystna z estetycznego punktu widzenia. Jeżeli chcesz dodatkowo ozdobić swoją kopertę bądź ukryć jej zawartość, możesz pokusić się o przyklejenie na nią spersonalizowanej etykiety.

A może wysyłasz spory plik dokumentów – na przykład z okazji przeprowadzki do innego biura? Wtedy jedynym słusznym rozwiązaniem będą kartony. Pamiętaj tylko, aby szczelnie je zakleić za pomocą solidnej taśmy.

Jak wysyłać dokumenty? Podsumowanie

Pamiętaj o tym, by zapakować dokumenty w przesyłkę, która da Ci gwarancję, że bezpiecznie i bez żadnych uszkodzeń dotrą one do adresata. Zwłaszcza, jeśli są to pisma najwyższej wagi. Zadbaj również o to, by wybrać stosowny do zawartości koperty sposób wysyłki. Jeżeli korzystasz z usług Poczty Polskiej, postaw na listy polecone lub priorytetowe. Bez względu na to, którą firmę wysyłkową wybierzesz, śledź drogę swojej przesyłki, by mieć pewność, że wszystko przebiega zgodnie z planem.


author

Stary wyjadacz, mistrz kategorii. Zawsze jest na bieżąco z tematyką branży, ale i sprawami spoza niej. Karton renesansu! Wskaże najlepsze rozwiązanie i poklepie po ramieniu.